ROPA: O REGISTRO DAS ATIVIDADES DE TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS NA PRÁTICA EMPRESARIAL
Quando falamos em adequação à Lei Geral de Proteção de Dados (“LGPD”), um dos principais instrumentos de governança é o ROPA, sigla para Record of Processing Activities, ou, em português, Registro das Atividades de Tratamento de Dados Pessoais.
O que é o ROPA?
O ROPA é, na prática, uma verdadeira radiografia dos processos da empresa que envolvem dados pessoais. Trata-se de um documento obrigatório para organizações que realizam tratamento de dados em larga escala ou de forma sistemática, ou seja, é uma realidade comum em negócios de diversos setores.
Seu objetivo é mapear de forma detalhada:
• quais dados pessoais são tratados;
• para quais finalidades;
• com quem são compartilhados;
• por quanto tempo são armazenados;
• quais bases legais fundamentam o tratamento.
Esse registro permite visualizar, de forma organizada, como os dados pessoais circulam dentro da empresa e onde estão os principais pontos de atenção.
Por que o ROPA é tão importante?
Além de ser uma exigência legal, o ROPA é uma ferramenta essencial de gestão de riscos e de governança em proteção de dados. Com ele, a empresa consegue:
• demonstrar conformidade à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (“ANPD”) em caso de fiscalização;
• responder com agilidade a solicitações dos titulares de dados (como pedidos de acesso, correção ou exclusão);
• atuar rapidamente diante de incidentes de segurança;
• tomar decisões mais seguras em projetos que envolvem dados pessoais;
• antecipar riscos e implementar melhorias na gestão de dados.
Em outras palavras, ter um ROPA atualizado protege não apenas a empresa, mas também seus gestores, que passam a ter uma visão clara dos fluxos de dados sob sua responsabilidade.
Como construir o ROPA na sua empresa?
A construção do ROPA é um processo colaborativo, que envolve diretamente cada área da empresa. Afinal, ninguém conhece melhor os fluxos e rotinas do que os próprios gestores e colaboradores de cada setor.
Por exemplo:
• Recursos Humanos: tratamentos relacionados à admissão, folha de pagamento, benefícios, avaliações de desempenho;
• Marketing: gestão de leads, envio de campanhas, ações promocionais;
• TI: gestão de sistemas, banco de dados de clientes, funcionários e parceiros;
• Financeiro e Contabilidade: repasse de dados para fornecedores, bancos e escritórios contábeis.
Cada área deve identificar:
• quais processos envolvem dados pessoais;
• quem são os fornecedores ou parceiros que recebem esses dados;
• por quanto tempo os dados são mantidos;
• quais medidas de segurança estão sendo adotadas.
ROPA não é burocracia, é proteção
Muitas empresas encaram o ROPA como um checklist burocrático, mas ele vai muito além disso. Trata-se de uma ferramenta estratégica, que permite à empresa estar preparada não apenas para atender a LGPD, mas também para mitigar riscos, proteger sua reputação e reforçar a confiança de clientes, parceiros e colaboradores.
Conclusão
O ROPA é, sem dúvidas, um dos pilares de qualquer programa sério de adequação à LGPD. Mais do que um requisito legal, é uma oportunidade de conhecer profundamente os fluxos de dados da organização e garantir que eles estejam alinhados com as melhores práticas de governança, segurança e compliance.
Maysa Zardo
