Flexibilizar atividades de compliance durante a quarentena, sim ou não?

Compliance não pode parar durante a quarentena

Se a pandemia do Covid-19 forçou mudanças internas, como redução de carga horária ou instituição do trabalho remoto em inúmeras empresas, os gestores carregam agora o desafio de adaptar seu modus operandi nas investigações de riscos e comportamentos antiéticos.

A proximidade física viabiliza o relacionamento próximo e atenção mais frequente aos detalhes. Já o modelo home office, dependendo das condições de cada funcionário, dá mais liberdade para agir fora da supervisão  dos gerentes. A alteração na rotina, por si só, pode permitir  mudança de postura de empregados ou mesmo a ocorrência maior de erros, se não for cuidadosamente gerenciada. Um descuido de um funcionário pode se tornar uma crise de segurança da informação, por exemplo, se não administrado com a rapidez necessária.

Mas o distanciamento social que temos vivido não é motivo para interrupção do trabalho de Compliance. Nem as investigações internas  precisam ser interrompidas. Elas podem ser continuadas à distância, adaptadas. Porque mesmo em trabalho remoto, os colaboradores continuam tendo acesso a informações sensíveis e, muitas vezes, sigilosas. Dessa forma, os gestores, junto às equipes de tecnologia, devem prover, além do suporte técnico,  treinamento sobre os comportamentos esperados nesse momento tão singular pelo qual a empresa (e todo o mundo) está passando.

Atualmente, é imprescindível reavaliar os riscos mapeando os possíveis impactos do distanciamento das equipes, nos mais diferentes níveis. E, a partir disso, inovar em mecanismos de controle desses riscos. Veja algumas sugestões sobre como começar:

Medidas preventivas

  1. Uso seguro da rede de internet;
  2. Adequação do ambiente de trabalho em casa para evitar escape e compartilhamento não autorizado de informações sensíveis com familiares e vizinhos;
  3. Estabelecimento de uma comunicação interna virtual frequente que mantenha a cultura ética e a colaboração nos processos de compliance;

Investigação e medidas corretivas

É recomendável que os gestores  adaptem o calendário e a forma de investigar as denúncias já abertas. Não estamos dizendo para ser flexível com as punições, até porque isso abria precedentes! Estamos sugerindo flexibilizar o modo como o Programa de Compliance será executado.

As ações planejadas precisam acontecer, mas agora à distância. Entrevistas que antes eram feitas pessoalmente, podem continuar acontecendo por vídeo conferência. As medidas corretivas devem também ser implementadas na comunicação virtual e no acesso da rede de trabalho.

O importante é não fechar os olhos para problemas que possam ocorrer, ainda que em home office, além de  manter o fluxo do Programa de Compliance, para que, ao final da quarentena, a empresa não se depare com inúmeros problemas que podem comprometer  todo o negócio.

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